Strategi Efisien Mengintegrasikan Sales Automation ke Proses Penjualan
MENGELOLA proses penjualan secara manual di era ini, jelas menjadi aktivitas yang memakan waktu dan dapat meningkatkan resiko kehilangan prospek berharga. Membayangkan semua
proses pengelolaan dapat berjalan otomatis, serta produktivitas yang meningkat drastis, siapa yang tidak menginginkannya?
Penggunaan sales automation kini semakin sering dilirik karena dianggap sebagai teknologi yang dapat menyederhanakan alur kerja tim penjualan. Nyatanya, penerapannya tidak semudah itu, dibutuhkan strategi dan pemahaman yang mendalam agar efektivitasnya berdampak pada bisnis.
Agar tidak terjebak dalam kemudahan yang ditawarkan teknologi otomatisasi ini, mari kita bahas selengkapnya dalam artikel ini.
Apa itu sales automation dan manfaatnya bagi tim penjualan?
Sales automation adalah proses penggunaan teknologi otomatisasi untuk menyelesaikan tugas-tugas penjualan yang berulang. Penggunaannya ditujukan untuk membebaskan tim penjualan dari pekerjaan administratif agar dapat fokus membangun relasi dan meningkatkan closing rate.
Salah satu bentuk penerapannya telah familiar digunakan oleh bisnis, seperti Instagram marketing dan Whatsapp. Dimana tim penjualan dapat mengirimkan pesan personal secara massal atau membalas komentar secara otomatis, tanpa harus mengetik isi pesannya satu per satu.
Cakupan otomatisasi dalam proses penjualan
Cakupan otomatisasi begitu fleksibel, bisnis dapat menyesuaikan otomatisasi dengan kompleksitas tim serta kebutuhan operasional yang ada. Penggunaan otomatisasi ini bisa diterapkan ke beberapa contoh aktivitas penjualan, seperti memperoleh lead, proses entri data, scoring prospek berdasarkan perilaku, maupun mengirimkan pesan follow-up.
Dengan cakupan yang begitu luas, otomatisasi dapat menjadi alat pendukung fundamental yang efisien untuk tim penjualan modern. Karena tim dapat mempercepat respon terhadap prospek baru menggunakan otomatisasi Whatsapp AI, memudahkan pengiriman pesan sambutan saat itu juga setelah chat pelanggan masuk. Untuk alur kerja yang lebih teratur, otomatisasi dapat diatur untuk menyusun pipeline dari chat masuk tersebut, membagi prospek berdasarkan tahapan mereka dalam perjalanan pelanggan.
Dampak langsung sales automation terhadap produktivitas dan closing rate
Mengintegrasikan sales automation ke dalam proses penjualan tidak selalu difokuskan untuk efisiensi waktu. Hal ini dapat menjadi upaya untuk mengubah cara kerja tim penjualan menjadi lebih proaktif terhadap pelanggan, terukur, dan konsisten.
Selain itu, otomatisasi juga memastikan semua prospek ditangani dengan baik, tidak ada yang terlewatkan. Setiap interaksi dapat dipicu otomatis berdasarkan waktu, perilaku, dan status prospek dalam pipeline. Sehingga, masing-masing prospek mendapatkan pelayanan dengan standar yang sama dan konsisten.
Penggunaan otomatisasi penjualan dapat memberikan dampak langsung, meliputi:
- Waktu respon terhadap prospek menjadi lebih cepat
- Menurunkan beban kerja administratif
- Meningkatkan efisiensi pengiriman pesan follow-up sekalipun dalam jumlah besar
- Akses yang cepat dan mudah ke laporan penjualan dan performa tim
- Kapasitas prospek yang ditangani per hari menjadi lebih banyak
Area yang paling cocok diotomatisasi dalam proses penjualan
Biaya sales automation biasanya dihitung berdasarkan fitur yang ditawarkan, beberapa penyedia menawarkan fitur tersebut berdasarkan tingkatan skala bisnis. Tapi, tidak semua penyedia menyediakan fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Untuk itu, bisnis perlu menganalisa sendiri kebutuhan tersebut. Berikut ini beberapa area yang perlu menjadi pertimbangan dalam memilih fitur otomatisasi.
Lead capturing dan lead qualification
Dalam era digital, proses mendapatkan prospek (lead capturing) dapat diperoleh dari berbagai sumber, seperti website, media sosial, hingga iklan digital. Proses manual akan meningkatkan resiko kesalahan input data, namun dengan otomatisasi, bisnis dapat memastikan proses dokumentasi dan penyimpanan data prospek baru dilakukan secara real-time.
Prospek yang masuk juga dapat langsung dikualifikasi berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Sehingga bisnis dapat mengatur prioritas mulai dari prospek yang memiliki peluang konversi paling tinggi.
Pengelompokan dan segmentasi kontak otomatis
Dengan sales automation, bisnis juga dapat mengelompokkan kontak prospek ke dalam beberapa segmentasi. Hal ini untuk memudahkan bisnis dalam menentukan pendekatan yang cocok untuk masing-masing segmen. Sehingga prospek dapat menerima komunikasi yang relevan dan kontekstual. Langkah ini akan mendorong bisnis untuk membentuk strategi campaign berbeda namun tepat sasaran untuk setiap kelompok prospek.
Follow-up otomatis dan nurturing prospek
Menjaga komunikasi dengan prospek yang belum siap membeli merupakan salah satu tantangan tersendiri dalam penjualan. Namun dengan otomatisasi penjualan, bisnis dapat menjadwalkan pengiriman pesan follow-up, mengaturnya agar terkirim otomatis di waktu yang tepat.
Hal ini juga berlaku untuk diterapkan ke dalam strategi nurturing pelanggan yang sudah ada, dimana bisnis dapat mengirimkan konten edukatif, testimoni, hingga update produk secara berkala. Bisnis pun dapat menjaga relevansi dan hubungan jangka panjang tanpa membebani tim penjualan.
Otomatisasi laporan dan monitoring kinerja penjualan
Mengumpulkan data performa secara manual seringkali berdampak pada akurasi yang rendah. Ketika bisnis menggunakan sales automation, sistem dapat secara real-time mengkompilasi metrik penting seperti jumlah prospek masuk, tingkat konversi per tahapan, aktivitas harian tim penjualan, hingga waktu rata-rata untuk menutup deal.
Proses pemantauan seperti ini akan membantu bagian manajemen dalam mengevaluasi performa yang sedang berjalan. Hal ini akan menciptakan siklus perbaikan berkelanjutan yang lebih sederhana.
Mengapa sales automation perlu diintegrasikan dengan sistem yang ada?
Agar sales automation berjalan optimal, sistem yang digunakan harus terhubung dengan baik ke alat dan proses yang sudah lebih dulu ada. Integrasi yang solid akan meminimalkan kemungkinan duplikasi data, maupun miskomunikasi antar tim.
Hubungan antara CRM dan automation tools
CRM (customer relationship management) merupakan pusat data yang merekam dan mencatat aktivitas maupun interaksi pelanggan. Sedangkan, automation tools memegang peran untuk mengerjakan proses berdasarkan data. Saat keduanya dihubungkan, tim dapat mengaktifkan otomatisasi menggunakan trigger, berdasarkan data yang ada dalam CRM.
Pentingnya alur data yang sinkron dan bersih
Otomatisasi dapat berjalan efektif jika data yang digunakan berkualitas. Data berkualitas yang dimaksud adalah data dengan sinkronisasi yang baik, dimana setiap perubahan data tercatat secara rinci ke dalam sistem. Data yang bersih dapat menghindari penggunaan anggaran yang terbuang sia-sia seperti pengiriman pesan ke kontak yang sudah tidak aktif.
Best practice mengelola integrasi multi-platform
Integrasi sales automation ini merupakan praktik terbaik untuk mengelola integrasi banyak platform sekaligus, agar alur data tetap konsisten dan akurat. Dengan pengelolaan integrasi yang baik, bisnis dapat mengandalkan satu sistem terpadu sebagai sumber informasi utama. Hal ini tidak hanya memperjelas dokumentasi data, tapi juga meminimalkan miskomunikasi yang bisa timbul saat terjadi gangguan
Kesimpulan
Seiring berjalannya waktu, sales automation menjadi solusi strategis untuk mengatasi tantangan klasik dalam proses penjualan. Dengan memahami area yang tepat untuk diotomatisasi dan memastikan integrasi sistem berjalan mulus, bisnis dapat meningkatkan efisiensi sekaligus menjaga kualitas interaksi dengan pelanggan.
Penggunaan otomatisasi yang cerdas akan mengarahkan bisnis untuk mempercepat proses penjualan. Bisnis juga dapat memperkuat pondasi relasi jangka panjang dengan prospek dan pelanggan.
(ADV)
