Aplikasi AI untuk Merangkum Rapat dan Membuat Notulen, Ini 5 Rekomendasi yang Layak Dicoba

Aplikasi AI untuk memudahkan pekerjaan notulensi. (Ilustrasi: Pewarta.co.id)

PEWARTA.CO.ID — Mencatat setiap pembahasan dalam rapat sering kali menyita perhatian, terutama ketika peserta harus mendengarkan pendapat, mengikuti perubahan keputusan, sekaligus menuliskan tugas yang perlu dikerjakan setelah pertemuan selesai. Aplikasi AI untuk merangkum rapat dapat membantu mengurangi pekerjaan tersebut dengan mengubah percakapan menjadi transkrip, ringkasan pembahasan, keputusan, hingga daftar tindak lanjut.

Sejumlah layanan sudah mendukung rapat melalui Zoom, Google Meet, dan Microsoft Teams, sedangkan sebagian lainnya juga dapat memproses rekaman audio atau video yang sudah tersedia. Untuk pengguna di Indonesia, dukungan bahasa menjadi pertimbangan penting karena tidak semua aplikasi dapat mentranskripsikan percakapan berbahasa Indonesia dengan cara yang sama.

Lima aplikasi yang layak dipertimbangkan adalah Notta, Fireflies.ai, Fathom, tl;dv, dan Tactiq. Masing-masing memiliki pendekatan berbeda, mulai dari transkripsi multibahasa, ringkasan otomatis untuk rapat daring, sampai pencatatan melalui ekstensi browser tanpa menghadirkan bot terpisah ke dalam pertemuan.

Daftar apikasi AI untuk notulensi rapat

1. Notta

Notta cocok bagi pengguna yang membutuhkan layanan transkripsi untuk rapat, wawancara, diskusi, maupun rekaman audio yang sudah tersimpan. Aplikasi ini mengubah percakapan menjadi teks yang dapat ditinjau kembali, kemudian membantu menyusun ringkasan agar pengguna tidak harus membaca seluruh transkrip untuk memahami pokok pembicaraan.

Salah satu keunggulannya bagi pengguna Indonesia adalah dukungan transkripsi bahasa Indonesia. Notta juga mencantumkan bahasa Jawa dalam daftar bahasa transkripsinya, sementara fitur transkripsi dan terjemahan bilingual tersedia untuk kombinasi bahasa tertentu.

Notta dapat digunakan untuk merekam atau memproses pertemuan melalui layanan seperti Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, dan Webex. Selain transkripsi, pengguna dapat memanfaatkan ringkasan AI untuk mengidentifikasi informasi utama yang perlu dicatat setelah rapat.

Aplikasi ini juga dapat membantu mengolah rekaman yang sudah ada, sehingga pengguna tidak harus selalu menjalankan pencatatan secara langsung selama rapat berlangsung. Kemampuan tersebut berguna bagi jurnalis, tim riset, mahasiswa, maupun pekerja yang perlu mengolah rekaman wawancara menjadi catatan terstruktur.

Namun, pengguna perlu memperhatikan batas pemakaian paket gratis. Notta membatasi sejumlah fitur berdasarkan kuota transkripsi dan durasi rekaman, sehingga kebutuhan rapat yang panjang atau berlangsung setiap hari mungkin memerlukan paket berbayar.

Paling sesuai untuk: pengguna yang sering melakukan rapat atau wawancara berbahasa Indonesia dan membutuhkan transkrip yang bisa diolah menjadi catatan maupun ringkasan.

2. Fireflies.ai

Fireflies.ai dirancang untuk membantu tim menyimpan hasil percakapan dan menemukan kembali informasi penting dari berbagai pertemuan. Layanan ini menyediakan transkrip, ringkasan otomatis, serta daftar action items atau tindakan yang perlu dilakukan setelah rapat.

Fireflies.ai mendukung transkripsi dalam lebih dari 100 bahasa, termasuk bahasa Indonesia dan Jawa. Layanan ini juga dapat menangani pertemuan melalui Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex, serta sejumlah platform komunikasi lainnya.

Salah satu fungsi yang berguna adalah pencarian informasi dari percakapan sebelumnya. Ketika tim perlu memeriksa kembali pembahasan mengenai tenggat waktu, target pekerjaan, atau keputusan tertentu, catatan yang tersimpan dapat ditelusuri tanpa harus memutar ulang seluruh rekaman.

Fireflies.ai juga menyediakan AskFred, asisten AI yang dapat digunakan untuk mencari jawaban berdasarkan informasi dalam rapat. Fitur ini dapat membantu pengguna menemukan bagian yang relevan dari catatan pertemuan, meskipun hasilnya tetap perlu diperiksa terhadap transkrip asli.

Bagi tim yang rapat dalam beberapa bahasa, Fireflies memiliki fitur mode multibahasa untuk mendeteksi dan mentranskripsikan pergantian bahasa dalam satu percakapan. Namun, fitur tersebut tersedia pada paket Business dan Enterprise, sehingga tidak seluruh kemampuan multibahasa dapat diasumsikan tersedia gratis.

Paling sesuai untuk: tim kerja, agensi, perusahaan, dan organisasi yang membutuhkan catatan rapat terpusat sekaligus daftar pekerjaan yang harus ditindaklanjuti.

3. Fathom

Fathom layak dicoba oleh pengguna yang menginginkan proses pencatatan rapat lebih sederhana. Layanan ini menangkap percakapan yang didukung, menghasilkan transkrip, kemudian menyusun ringkasan yang bisa segera ditinjau setelah pertemuan selesai.

Fathom mendukung transkripsi bahasa Indonesia, selain berbagai bahasa lain seperti Inggris, Jepang, Korea, Prancis, dan Spanyol. Layanan ini dapat digunakan bersama platform rapat daring yang didukung, termasuk Zoom, Google Meet, dan Microsoft Teams.

Fathom menyediakan paket gratis untuk pengguna individual yang mencakup rekaman dan transkripsi tanpa batas jumlah pertemuan, serta ringkasan AI instan. Ketersediaan fitur tertentu tetap mengikuti ketentuan paket dan perubahan layanan yang berlaku.

Untuk pekerjaan sehari-hari, ringkasan otomatis membantu pengguna menemukan pembahasan utama tanpa perlu menelusuri percakapan dari awal hingga akhir. Paket berbayar menyediakan kemampuan tambahan, termasuk ringkasan yang lebih mendalam, pembuatan daftar tindakan, dan fitur kolaborasi untuk tim.

Fathom juga menawarkan pilihan cara pencatatan, termasuk perekaman dengan bot dan opsi tanpa bot yang masih berstatus beta pada paket tertentu. Sebelum menggunakannya, pastikan metode pencatatan yang dipilih sesuai dengan kebijakan rapat dan kebutuhan privasi peserta.

Paling sesuai untuk: pekerja mandiri, konsultan, tenaga penjualan, dan tim kecil yang menginginkan ringkasan rapat otomatis tanpa harus langsung berlangganan.

4. tl;dv

tl;dv menawarkan pendekatan yang berguna bagi tim yang perlu meninjau kembali isi rapat setelah pertemuan selesai. Layanan ini menghasilkan rekaman, transkrip, serta ringkasan yang dapat dibagikan kepada rekan kerja.

tl;dv mendukung lebih dari 30 bahasa transkripsi, termasuk bahasa Indonesia. Layanan ini dapat digunakan dengan Zoom, Google Meet, dan Microsoft Teams, sehingga bisa dipertimbangkan oleh tim yang menggunakan platform rapat berbeda-beda.

Kelebihan tl;dv terletak pada kemampuannya mengubah hasil rapat menjadi informasi yang lebih mudah ditinjau. Pengguna dapat memanfaatkan ringkasan, bagian penting dari rekaman, dan informasi yang relevan untuk mengikuti kembali pembahasan tanpa harus mengulang seluruh pertemuan.

Kemampuan tersebut berguna ketika satu keputusan melibatkan banyak peserta atau pembahasan berlangsung panjang. Tim dapat membagikan hasil rapat kepada anggota yang tidak hadir, kemudian menggunakan catatan sebagai rujukan ketika mengerjakan tugas lanjutan.

tl;dv menyediakan paket gratis, tetapi fitur dan batas pemakaian tertentu bergantung pada paket yang digunakan. Dukungan transkripsi beberapa bahasa dalam satu rapat juga perlu diperhatikan karena fitur model Whisper untuk percakapan multibahasa tersedia pada paket Business atau Enterprise.

Paling sesuai untuk: tim proyek, tim produk, tenaga penjualan, dan organisasi yang sering merujuk kembali ke rekaman rapat atau perlu membagikan bagian penting kepada anggota tim.

5. Tactiq

Tactiq menjadi alternatif bagi pengguna yang ingin mencatat percakapan tanpa menghadirkan bot terpisah sebagai peserta rapat. Layanan ini bekerja melalui ekstensi browser untuk menangkap transkrip, kemudian menyediakan alat AI untuk membuat ringkasan, mengambil poin penting, dan menyusun tindak lanjut.

Tactiq mendukung transkripsi bahasa Indonesia pada platform tertentu, termasuk Google Meet dan Zoom. Namun, pilihan bahasa tidak sama untuk semua platform, sehingga pengguna Microsoft Teams perlu memeriksa daftar bahasa yang tersedia sebelum mengandalkannya untuk rapat berbahasa Indonesia.

Berbeda dari layanan yang merekam audio atau video rapat melalui bot, pendekatan Tactiq berfokus pada transkrip teks yang ditangkap melalui browser. Hal ini bisa menjadi pertimbangan bagi pengguna yang tidak membutuhkan rekaman audiovisual lengkap, tetapi ingin menyimpan isi pembicaraan dalam bentuk tulisan.

Setelah transkrip tersedia, pengguna dapat meminta AI membuat ringkasan, menyusun daftar tindakan, atau menerjemahkan isi percakapan. Tactiq juga menyediakan jatah transkripsi gratis untuk pengguna baru, dengan batas pemakaian yang perlu diperiksa sesuai ketentuan terbaru.

Ada satu hal yang perlu diperhatikan: bahasa transkripsi harus sesuai dengan bahasa yang benar-benar digunakan dalam rapat. Jika bahasa yang dipilih tidak cocok dengan percakapan, hasil transkrip dapat kehilangan bagian tertentu atau menjadi kurang akurat.

Paling sesuai untuk: pengguna Google Meet atau Zoom yang mengutamakan transkrip teks, ingin bekerja melalui browser, dan tidak membutuhkan rekaman audio atau video lengkap dari layanan pencatat rapat.

Perbandingan lima aplikasi AI untuk notulen rapat

Tidak ada satu aplikasi yang selalu paling baik untuk semua kebutuhan. Pilihan sebaiknya ditentukan berdasarkan bahasa rapat, platform konferensi yang digunakan, kebutuhan rekaman, kapasitas penyimpanan, serta batas penggunaan gratis.

Hal yang perlu diperiksa sebelum menggunakan AI untuk membuat notulen

Sebelum memilih aplikasi, periksa apakah layanan mendukung bahasa yang benar-benar digunakan peserta rapat. Percakapan yang mencampurkan bahasa Indonesia, istilah teknis, singkatan internal, atau bahasa daerah dapat menghasilkan transkrip yang perlu dikoreksi secara manual.

Pastikan juga bagaimana aplikasi menangani rekaman, transkrip, dan data peserta. Beri tahu peserta ketika rapat akan ditranskripsikan atau direkam, ikuti kebijakan organisasi, dan hindari mengunggah informasi rahasia ke layanan yang belum disetujui perusahaan.

Hasil AI sebaiknya diperlakukan sebagai draf, bukan notulen final yang langsung dianggap benar. Nama peserta, angka, tenggat waktu, keputusan, penanggung jawab, dan daftar tugas perlu diperiksa kembali karena kesalahan transkripsi dapat mengubah makna pembicaraan.

Untuk rapat yang berhubungan dengan keputusan bisnis, format notulen yang baik setidaknya memisahkan pokok pembahasan, keputusan, penanggung jawab, dan tenggat waktu. Struktur ini membuat ringkasan lebih mudah ditindaklanjuti daripada sekadar rangkuman percakapan yang panjang.

Pengguna yang baru mencoba layanan semacam ini dapat memulai dari paket gratis Notta, Fathom, atau tl;dv, lalu membandingkan hasilnya dengan Fireflies.ai atau Tactiq berdasarkan kebutuhan rapat sehari-hari. Uji satu atau dua rapat terlebih dahulu sebelum memutuskan berlangganan, terutama jika tim mengandalkan akurasi transkripsi bahasa Indonesia sebagai bagian dari dokumentasi pekerjaan.